Kunsten at finde rundt i tusindvis af fragtbreve
Kim Johansen Transport gik fra manuelt til digitalt syste, for sine fragtbreve.
John Andersen, B2B Trading, (t.v.) har solgt løsningen til Kim Johansen, som her er repræsenteret af IT-koordinator Carsten Eickhardt.
- Mange kunder vil have en kopi af fragtbrevet sammen med deres faktura, andre vil måske have en kopi, hvis der opstår spørgsmål omkring leverancen. Som en stor transportør med tusinder af fragtbreve skal vi bruge betydelige ressourcer på at håndtere dem, forklarer IT-koordinator Carsten Eickhardt fra Kim Johansen Transport.
- Oprindeligt blev fragtbrevene kun gemt manuelt, men vi har i en periode scannet dem og gemt dem efter dato. Det gør søgning nemmere, men det var stadigt manuelt arbejde.
På jagt efter et system
Carsten Eickhardt har i flere år været på jagt efter et brugervenligt system, der kunne håndtere de fysiske fragtbreve, men han var aldrig stødt på den rigtige løsning.
- På et tidspunkt spurgte jeg en af vores faste samarbejdspartner, John Andersson fra B2B Trading ApS, om han kendte en god løsning.
På den måde kom Carsten Eickhardt i forbindelse med systemet Dokoni Find IND, som firmaet B2B Trading er forhandler af.
- Vi fik løsningen præsenteret på et møde og kunne hurtigt se, at det netop var løsningen på udfordringerne med at håndtere fragtbrevene. En efterfølgende test afgjorde sagen.
Scannet og læst
Fragtbrevene bliver i dag scannet og OCR-læst. Teksten og en PDF-fil gemmes i dokoni en database, hvorfra disponenterne let kan finde fragtbrevene frem, når en kunde efterspørger fragtbrevet. Uanset om medarbejderne sidder i Polen, Frankrig eller Danmark
- Nu har vi efterhånden brugt løsningen i et halvt år. I den periode har vi ikke haft situationer, hvor vi ikke kunne fakturere en kunde fordi , at vi ikke kunne finde fragtbrevet, siger Carsten Eick-hardt.
Han forventer at løsningen vil tjene sig hjem på et eller to år.
