Offentligt udbud vedr. Biler til Helhedsplejen i Gribskov Kommune

Udbud af aftalen vedrører operationel leasing af biler til Helhedsplejen, der er Ordregivers kommunale plejeleverandør. Bilerne skal primært anvendes af Ordregivers plejepersonale i forbindelse med udkørsel til borgernes hjem. Bilerne vil have et blandet kørselsmønster, da det forventes, at bilerne både vil køre i byområder med mange korte ture, og landområder hvor turene typisk er længere, og hvor kørsel på grusvej og markveje kan forekomme. Ordregiver ønsker en sammensætning af bilflåden bestående af både elbiler og brændstofbiler.

Udbuddet er opdelt i to (2) delaftaler for henholdsvis operationel leasing af elbiler og operationel leasing af biler med brændstof som drivmiddel.

Delaftale 1 - Elbiler

Gribskov Kommune

Ved aftalestart forventer Ordregiver at skulle have leveret minimum 10 elbiler. Antallet er afhængig Ordregivers budgetmæssige forudsætninger og fastlæggelsen af det endelige antal vil ske som beskrevet i punkt 3.3 i Udbudsbetingelserne i forbindelse med tilbudsevalueringen.  Ved aftalestart vil elbilerne blive tilknyttet Ordregivers område SYD, hvor Ordregiver er ved at opføre et nyt administrationshus, hvortil der er ladefaciliteter til Elbiler, som Helhedsplejens flåde af Elbiler får adgang til at anvende.

I Rammeaftaleperioden kan Ordregiver indgå Leasingaftaler på biler med en leasingperiode på 48 måneder jf. vilkårene i Bilag B - Leasingaftale. Indgåede leasingaftaler kan derfor have en varighed der ligger udover Rammeaftaleperioden.

Ordregiver kan maksimalt aftage 175 biler på Rammeaftalen. Maksimum aftagerrettigheden er dermed ikke en garanti for Tilbudsgiver, at Ordregiver i løbet af Rammeaftalens løbetid, vil aftage 175 biler. Maksimum aftagerrettigheden indebærer, at Rammeaftalen alene kan anvendes, indtil den angivne mængde er opbrugt, hvorefter den anses for udløbet på samme måde, som hvis Rammeaftalens varighed var udløbet.

Delaftale 2 - Brændstofbiler

Gribskov Kommune

Ved aftalestart forventer Ordregiver at skulle have leveret 25-55 brændstofbiler. Tilbudsgiver skal således gøre klart, at det endelige antal biler omfattet af initialordren, er afhængig af hvor mange elbiler Ordregiver er budgetmæssige årsager har mulighed for at anskaffe og antallet vil blive fastlagt som beskrevet i punkt 3.3 i forbindelse med tilbudsevalueringen. Bilerne forventes tilknyttet Ordregivers område Nord og område Midt samt i mindre omfang område Syd.

I Rammeaftaleperioden kan Ordregiver indgå Leasingaftaler på biler med en leasingperiode på 48 måneder jf. vilkårene i Bilag B - Leasingaftale. Indgåede leasingaftaler kan derfor have en varighed der ligger udover Rammeaftaleperioden.

Ordregiver kan maksimalt aftage 175 biler på Rammeaftalen. Maksimum aftagerrettigheden er dermed ikke en garanti for Tilbudsgiver, at Ordregiver i løbet af Rammeaftalens løbetid, vil aftage 175 biler. Maksimum aftagerrettigheden indebærer, at Rammeaftalen alene kan anvendes, indtil den angivne mængde er opbrugt, hvorefter den anses for udløbet på samme måde, som hvis Rammeaftalens varighed var udløbet.

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer nedenfor skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.

Vejledning: Tilbudsgiver udfylder ESPD'et i Systemet ved at klikke på ikonet "+" under "ESPD-dokumenter" i henhold til de efterspurgte oplysninger nedenfor. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på "Gem ESPD". Evt. Andre Enheder eller deltagere i Sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD - disse tilføjes ved at klikke på "+".

Tilbudsgiver skal udfylde nedenstående i ESPD'et. Oplysningerne som afgivet i ESPD'et skal verificeres af Tilbudsgiver inden tildelingsbeslutning.

Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:

Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør, herunder oplysning om, hvilke delaftaler (delkontrakter) Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på,

Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter,

Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet,

Punkt D: Oplysninger om underleverandører

Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde:

Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,

Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses "Ja" og det udestående beløb oplyses,

Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Tilbudsgiveren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.

Tilbudsgiver skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:

Forhold vedr. insolvens/konkurs eller lign., jf. nr. 2.

Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, Del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder,

som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Den støttende enhed skal vedlægge et underskrevet ESPD.

Tilbudsgiver skal oplyse "Samlet årsomsætning" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist.

Tilbudsgiver trykker på "+" for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen som "Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfrist, hvilket oplyses under "Beskrivelse".

Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 08/08/2019).

Tilbudsgiver trykker på "+" for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Årsomsætningen er på mindst 2 mio. DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede regnskabsår.

Egenkapitalen er positiv for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår.

Tilbudsgiver skal anføre de op til fem (5) referencer, som alene eller sammen opfylder mindstekravene jf. sidste bullet.

Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato.

Tilbudsgiver trykker på "+" for at få mulighed for at udfylde flere referencer.

Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb.

Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen.

For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Tilbudsgiver har løst inden For de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er Tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne skal indeholde følgende:

1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer);

2) Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne;

3) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under "Beskrivelse". Er opgaven ikke afsluttet angives slutdatoen som datoen for udfyldelse af ESPD'et;

4) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Gældende for begge delaftaler: Det er et mindstekrav, at der kan fremvises minimum én (1) reference udført inden for de seneste tre (3) år, hvor referencen omfatter

- levering af minimum 10 biler på en leasingaftale til en offentlig kunde og

- at leasingaftalen indeholder en serviceaftale i leasingaftalens løbetid.

Mindstekravet kan opfyldes ved én (1) reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.

Rammeaftalen indeholder en social klausul.

Gribskov Rådhus

Der er ikke adgang til at overvære tilbudsåbningen.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet MERCELL. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i MERCELL.

Spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end syv (7) dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet MERCELL skal stilles til supporten. Kontaktoplysninger fremgår i MERCELL.

Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med tilbuddet. Herunder beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation.

Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

Skatteforvaltningen

ATP

Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en "samtykkeerklæring", som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.

Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist.

Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV - Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om Tilbudsgivers samlede egenkapital, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.

Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Det er en forudsætning, at den vindende tilbudsgiver, forinden aftaleindgåelse, kan dokumentere at leve op til forordning 2022/576 af 8. april 2022, som indeholder et forbud mod tildeling af offentlige kontrakter til økonomiske aktører i Rusland eller med forbindelse til Rusland.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at tilbudsgiver skal aflevere bil(er) til afprøvning d. 03.01.2023, kl. 10.00.

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.