Når en lille virksomhed skifter IT-system
Det randrusianske speditionsfirma Delta Spedition er ikke i tvivl om, at det var rigtigt at lægge sine IT-systemer ud på en web-løsning. Det er billigere og giver større muligheder.
Den 2. maj 2011 lukkede Deltas Spedition ganske enkelt for det gamle IT-system og åbnede for det nye! Det er godt en måned siden, og indtil videre er det gået godt med det nye system; selv om firmaet fortsat er i den fase, hvor man skal lære systemet at kende.
- Det lå ikke i kortene, at vi skulle blive kunde hos EG, siger Steen Taudal.
- For en virksomhed af vores størrelse er EGs Aspect4 egentlig ikke interessant. Det er for stort og for dyrt; men med deres SaaS-løsning kommer EG pludselig på banen for en masse virksomheder af vores størrelse, hvor de pludselig er konkurrencedygtige.
- Det hele startede egentlig med en artikel i Transportmagasinet, hvor vi læse om en lille speditionsvirksomhed, som skiftede til en såkaldt SaaS-løsning hos EG. Artiklen vagte vores interesse, fordi vi selv var i gang med at overveje vores IT-fremtid.
- Vi havde en branchespecifik løsning, men ville udbygge vores lagerhotel-system blandt andet med en stregkode-løsning. Der havde EG et produkt, som lød rigtig interessant.
Der var to muligheder for Delta Spedition:
• at lade den hidtidige IT-leverandør udvikle det produkt, de havde brug for.
• skifte til et software, hvor andre havde trådt barneskoene og fundet alle fejlene.
Kollegers erfaringer
For at kunne træffe beslutningen ringede Steen og Lars til nogle kolleger i branchen for at høre om deres erfaringer med EGs SaaS-løsning.
- IT er helt klart et emne, man taler om, når man mødes med kolleger, fortæller de to.
- Vi har et udmærket samarbejde med for eksempel Vendelbo Spedition, som også er kommet på sådan en løsning. Dem ringede vi til. Vi har også selv givet vores råd videre til andre interesserede. På den måde hjælper man hinanden i branchen med at veksle erfaringer.
- Man skal huske på, at vi er et lille firma med otte ansatte. Der er ikke én medarbejder, der bare lige kan træde ud og koncentrere sig om at implementere systemet. Vi har alle vores daglige opgaver i hverdagen – og så skal vi samtidig have IT-systemet op at køre. Det er en stor prøvelse. Derfor er det vigtigt at høre, hvordan andre har håndteret den situation.
SaaS-løsningen
Det blev til en SaaS-løsning fra EG bestående af:
* Disponering.
* Fakturering/Tilbud.
* Finanssystem.
* Elektronisk arkivering.
Dertil kommer et lagerhotel-modul, som først implementeres til september.
Samlet pakke
EG sælger oftest SaaS-løsningen som en køreklar løsning i en samlet pakke.
- Pakken indebærer, at vi sætter systemet op for kunden, uddanner medarbejderne, sætter systemet i drift og følger løbende op på, hvordan det går, fortæller Steen Baggersgaard fra EG.
- Pakken omfatter også fri adgang til vores hotline i hverdagene, ligesom vi også hjælper kunderne med at vurdere deres eksisterende IT-installation, comptere, skærme, netværkværksforbindelse mm.
- For Delta Speditions blev det besluttet at skifte nogle få PC’ere ud og sætte nogle større skærme op. Det blev også til en ny bredbåndsforbindelse. Vi har nogle anbefalinger om liniekapaciteten, så man får en bedre oplevelse af systemet.
Gået godt
I dag er det godt en måned siden, at Delta Spedition skiftede IT-systemet, og Steen Taudal synes, at det er gået rigtig godt.
- Efter få dage var vi faktisk blevet fortrolige med systemet, siger han, men indrømmer, at man selvfølgelig ikke undgår situationer, hvor man bander og svovler
- Den fase, vi er igennem lige nu, er den værste. Man er meget sårbar og bliver tit frustreret - og så synes man nogle gange, at det nye system ikke fungerer, og at det gamle system var meget bedre. Selvfølgelig kan vi godt se, at det nye system er bedre. Vi glæder os i hvert fald til, at systemet er fuldt integreret. Det bliver det først til september, når vi tager fat på vores lagerhotel-modul.
- Vi valgte at sætte gang i finans- og disponeringssystemerne nu og venter med lagerhotelmodulet til efteråret, når alle er kommet tilbage fra sommerferien.
Dataoverførsel eller ej?
Et af de store spørgsmål for Delta Spedition var, om de skulle overføre data fra det gamle system. Der var ikke noget teknisk i vejen for at gøre det. Det byggede på det velkendte Microsoft C5; men man rådførte sig med EG og besluttede at lade være.
- Vi diskuterer det med kunderne hver gang, siger Steen Baggersgaard.
- Vi anbefaler, at man ikke laver en dataoverførsel. Det er bedre at få ryddet op i de gamle data, som man har haft liggende i flere år. Vi anbefaler at man lægger de data, man skal bruge, ind på ny. Det giver en meget bedre oplevelse af det nye system, at man har friske, opdaterede oplysninger. Desuden giver den proces et meget bedre billede af, hvordan systemet og modulerne hænger sammen. Endelig undgår man at få overført fejlene fra det gamle system med over i det nye.
Mange gamle data
Steen Taudal fra Delta Spedition er enig:
- Vi havde en masse data, som vi i bund og grund ikke havde brug for. Vi havde for eksempel mange tusinde engangskunder, som bare lå i systemet. Det var i virkeligheden kun fem procent af kundekartoteket, som vi vitterlig havde brug for.
- Derfor syntes vi også, at det var en god idé at undlade at lave en dataoverførsel. Desuden kan der ligge nogle fejl i det gamle system, som man slæber med over i det nye. Det var vi heller ikke interesserede i.
- Vi valgte derfor at starte på en frisk med en helt blank tavle. Vi nyopretter kunder og adressekartoteket løbende. Jeg må sige, at det har fungeret ganske godt.
Forventningerne
- Nå må vi se, om vores overordnede forventninger bliver indfriet, siger de to.
- Det vil vise sig de kommende måneder. Vi har en forventning om, at vores arbejdsgange vil blive enklere. Det gælder blandt andet faktureringen, hvor vi kan lægge tilbud ind i systemet, og så kan systemet i princippet selv danne fakturaen, når arbejdet er udført.
- Vi har også store forventninger til lagerhotel-modulet, som kommer op at køre med stregkodescanning. Det vil både give effektivisering og større sikkerhed.
- Målet er, at vi kan udføre flere arbejdsopgaver pr. medarbejder, når det nye system er fuldt implementeret.
- Det glæder vi os meget til, slutter Steen Taudal og Lars Borup Christensen. De er begge sikre på, at andre små transportvirksomheder vil kunne få fordel at abonnere på web-baserede løsninger som alternativ til at investere i IT-systemer, som skal holdes ved lige og udvikles på.
