Transportministeriet er blevet digitaliseret
- Det er blevet sjovere at gå på arbejde, siger Transportministeriets medarbejdere, efter at de har taget et IT-system fra cBrain i brug.
Digitaliseringen indebærer, at sagsbehandling, videndeling, kommunikation og journalisering foregår elektronisk i ét og samme system, det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem F2. F2 er udviklet i et samarbejde mellem IT-virksomheden cBrain og Socialministeriet, men Transportministeriets departement er det første sted, hvor F2 er taget i anvendelse i hele organisationen.
- Vi har gennem en del år haft et elektronisk dokumenthåndteringssystem, men det gav bare ikke de ønskede fordele, forklarer Trafikministeriets departementschef Jacob Heinsen.
- Systemerne hang ikke sammen, og sagerne bevægede sig rundt i huset på papir. Med det nye system har vi ikke forbudt papir i sagsbehandlingen, men papiret er simpelthen blevet udkonkurreret. Medarbejderne oplever det nu som lettere at behandle sagerne og forelægge dem for cheferne elektronisk.
- Vi skal ikke længere tage en masse kopier. Vi kan løbende følge sagens videre gang i F2. Med det nye system er elektronisk sags- og dokumenthåndtering en reel lettelse i arbejdet.
Gladere for arbejdet
En brugerundersøgelse gennemført efter to måneders drift bekræfter dette indtryk. Ved skiftet fra det hidtidige elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem til F2, er medarbejdertilfredsheden med systemet gået fra "utilfreds" til "tilfreds".
- Man skulle tro det var løgn, siger Jacob Heinsen.
- Medarbejderne siger, at de faktisk er blevet gladere for at arbejde efter indførelsen af det nye IT-system.
- Vi har ikke haft nogen kriser i indførelses-forløbet. Det er i sig selv usædvanligt for et offentligt IT-projekt. Den ultimative test er jo, at resultaterne lever op til målsætningerne for projektet.
