Automatikken tager over
Giver en transport overskud eller ej? Det kan man få overblik over, allerede før transporten har fundet sted - med EGs nyeste version af ASPECT4 Transport.
Det lyder fint og forment, men i virkeligheden er det et ganske enkelt princip. Det handler om at automatisere de opgaver, der foregår som forventet i en virksomhed - så medarbejderne kun skal tage sig af det, der ikke forløber planmæssigt. Der ligger et kæmpe gevinstpotentiale i kun at skulle håndtere afvigelser.
- I de senere år har vi brugt mange kræfter på at automatisere rutineopgaverne. Nu skal vi bare lære at koncentrere os om det, der ikke forløber planmæssigt, siger Steen Ravn, der er Business Manager i EG Transport.
- Et af de områder, vi arbejder med i øjeblikket, er at indføre automatik i vores ASPECT4 rekvisitionssystem til transportbranchen. Her ønsker vi blandt andet at automatisere alle de omkostninger, der vedrører en enkelt booking eller en trafik.
- Den speditør, der sidder med sagen eller den givne trafik, forbereder systemet på de omkostninger, der vil komme på i løbet af transporten. Det kan for eksempel være en broafgift, en færgeregning eller en faktura fra en ekstern vognmand.
- Speditøren taster oplysningerne ind, når han booker trafikken. Når de forskellige fakturaer kommer, er systemet forberedt på dem. De bogført og sendt betaling helt automatisk.
- Fakturaerne bliver selvfølgelig ikke betalt, uden at nogen har godkendt betalingen; men hele konteringen og behandlingen af sagen foregår automatisk. Fakturaen bogfører så at sige sig selv.
- Kun hvis der er en afvigelse, ryger den ud til speditøren til manuel behandling. Det kan for eksempel være, at beløbet på broafgiften ikke matcher det beløb, der blev tastet ind i starten.
90 pct. automatik
- Hvis man er omhyggelig med sine indtastninger i starten, vil 80-90 procent af fakturaerne komme uberørt igennem systemet og ryge direkte til betaling. Det vil spare masser af tid, siger Steen Ravn.
Han indrømmer, at ingen af EG’s kunder endnu har nået det høje mål.
- Systemer er endnu ret nyt; men de 80-90 procent er en fælles målsætning, vi har sat med flere af vores kunder.
Automatisk afregning
Man kan udbygge systemet ved at koble det sammen med tilbudsgivningen.
- Når en kunde har sagt “ja" til et tilbud, godkendes det i systemet. Dette tilbud vil danne baggrund for afregningen, når man til sin tid har gennemført transporten for kunden og skal sende fakturaen.
- Ved at tilføje speditørens og bogholderiets indtastninger kan man automatisere hele faktureringsdelen. Systemet kan selv regne den endelige pris ud.
- Hvis alle data ellers er på plads, skal man ikke forholde sig til dem undervejs. Man kan blot sende fakturaen ud, når tiden er inde, siger Steen Ravn. Hvis kunden ønsker at få underskrevne fragtbreve med ud sammen med fakturaen, klare systemet også det, hvis de er blevet skannet ind.
Det store overblik
Dette automatiserede betalingssystem har blandt andet den konsekvens, at de gamle faggrænser i et firma bliver udfordret. Nu er det pludselig speditørerne, der tager beslutning om bogføringen - ikke økonomiafdelingen, dog ofte uden at speditøren er opmærksom på at det er det der sker.
- Umiddelbart kunne man måske forestille sig, at speditørerne ville protestere over at skulle gøre dette arbejde, men det har vi ikke oplevet endnu, siger Steen Ravn.
- Tværtimod. Speditørerne får et overblik over transporterne med det samme. De vil være i stand til at se, hvor meget de tjener på en given trafik. Skal den stykkes anderledes sammen? Skal man helt holde sig fra den?
De behøver ikke foretage beregningen i hovedet eller på en blok. Systemet afslører med det samme nøjagtig, hvor meget økonomien er i en given transport.
- Vi har kunder, som netop er begyndt at køre dele af dette system. Forventningerne er store. Jeg er overbevist om, at det hurtigt vil blive bredt ud til andre virksomheder, siger Steen Ravn.
Store forandringer
- Det er klart, at der er store forandringer for en virksomhed at skulle gennemføre sådan en grad af automatisering, siger Steen Ravn.
- Det kræver selvfølgelig, at ledelsen har truffet beslutning om, at det er den vej, man vil gå. Man skal nærmest “omtænke" hele sin organisation.
- Vi har stor succes med dette i nogle produktionsvirksomheder og i trælastbranchen. Transportbranchen er først lige ved at komme i gang.
- På længere sigt tror jeg, at det bliver en afgørende konkurrenceparameter. Hvis et transportfirma ikke kommer i gang med sådanne effektiviseringer, bliver det nogle meget svære år, de skal igennem.
