Fra maj næste år skal alle virksomheder, der håndterer persondata, leve op til persondataforordningen. Den stiller skrappe krav til, hvordan og hvor længe data skal opbevares. Det handler om at beskytte den enkeltes personlige oplysninger så godt som muligt.

ATL har derfor udtænkt en række scenarier, der er gode eksempler på den type vaner, man skal huske at ændre efter den nye lovgivning.

Personlige oplysninger skal låses inde
På chefens kontor står ringbind med medarbejdernes ansættelseskontrakter, adresser og oplysninger om pårørende.

- Det vil være let for uvedkommende at gå ind på chefens kontor og finde frem til personlige oplysninger om en medarbejder. Og det går ikke, siger Stine Kenneth Larsen, der er chefkonsulent i ATL.

- Hvis man ønsker at have oplysninger i et ringbind, skal ringbindet låses inde i et skab, hvor der kun er adgang for chefen, en HR-medarbejder og de få andre, som har brug for oplysningerne.

- Alternativt skal man scanne dokumenterne ind og gemme dem digitalt i et lukket netværk, siger Stine Kenneth Larsen.

Takografen er også persondata
Oplysningerne fra takografen ligger på en usb-nøgle på et skrivebord.

- De færreste tænker på, at oplysningerne på takografen er persondata. Men hvis en usb-nøgle med oplysningerne ligger frit tilgængelig, kan alle sætte den i en computer og ændre i oplysningerne, siger Stine Kenneth Larsen.

- Oplysningerne fra takografen skal altså overføres til en computer, som skal være forsynet med et backup­system, der forhindrer, at data går tabt. Bagefter skal man huske at slette data på usb-nøglen.

- ATL tilbyder medlemmerne at bruge TachoWeb, men der er flere andre systemer, som opfylder samme krav, siger Stine Kenneth Larsen

Ud med gamle kontrakter
Oplysninger om tidligere medarbejdere bliver gemt i mange år efter, at medarbejderen er fratrådt.

- Der findes vognmænd, som gemmer kontrakter, advarsler og andre oplysninger om tidligere medarbejdere i årevis. Men det må man ikke, fortæller Stine Kenneth Larsen.

- Oplysningerne skal smides ud senest fem år efter at medarbejderen er fratrådt. Og det gælder uanset om oplysningerne er gemt digitalt eller på papir, siger hun.

Jobsøgere skal give samtykke
Ansøgninger bliver gemt – også selvom ansøgeren ikke får jobbet.

- Det kan være fristende at gemme en ansøgning, selvom ansøgeren ikke får jobbet, for tænk nu hvis vi kan bruge hende en anden gang. Men også her gælder det om at være påpasselig, siger Stine Kenneth Larsen.

- Man må gerne opbevare ansøgning og CV fra en afvist ansøger, hvis ansøgeren har givet samtykke til det. I loven er der ingen klar grænse for, hvor længe man må opbevare oplysningerne. Men vi anbefaler, at du maksimalt opbevarer ansøgningen i et halvt år, hvis ansøgeren har givet sit samtykke.

- Hvis en ansøgning ikke har jeres interesse, bør I slette den med det samme, siger Stine Kenneth Larsen.

Kilde: ATL